Det pratas mycket om förbättrade flöden, kvalitet, prestanda, både system och effektivitet när nya affärssystem implementeras. Men vi har fler aspekter som påverkas av projekten och dess leverans. Den mentala hälsan hos medarbetarna.
”Det har ju med HR att göra” har jag en gång fått höra. Det ligger kanske något i det, men då är det för sent.
Jag har genom åren stött på, både i mitt jobb och vänner som berättat, att dom drar sig för att göra sina arbetsuppgifter fullt ut på grund av de systemen och arbetsflöden de har i dagsläget. Det kan vara system som inte synkroniserar, det kan vara att det är otydligt hur arbetsflödet är och vid diskussion med kollegor så visar det sig att alla arbetar lite olika och detta resulterar i en mental stress. I denna oreda så kan det också vara oklart vem som bär ansvar för vilka delar. Om någon är artikel-ansvarig, har hen då ansvar för artikeln både i affärssystemet eller bara i e-handelns artikel-information?
Går vi här in och börjar planera för en uppgradering av de digitala systemen så har man en stor möjlighet att förändra många anställdas vardag, och indirekt deras privat-liv om de kommer hem med ett lugnare sinne, eller inte vaknar med ångest för att gå till jobbet.
En av del vanligaste fällorna är att beslut tas tämligen högt upp i hierarkin och implementeringen bara händer.
– ”Nu kör vi det här systemet och ni får en pdf som beskriver hur ni ska jobba”
En perfekt start på en potentiell katastrof. Även om systemet i sig faktiskt är en bättre lösning så har man ändå dragit undan mattan för de anställda. Kanske detta skapar en ny osäkerhet eller ilska över att man inte blivit lyssnad på vilket lätt sprider sig i en grupp.
Vad ska man då tänka på? Inkludera, inkludera, inkludera. Litet som stort företag, allt handlar om att avsätta tid. Det är ofta billigare att förebygga än att släcka bränder, nackdelen är att man aldrig kommer se ett finansiellt resultat av att göra ett ordentligt förarbete.
Lyssna på anställda på alla nivåer i hierarkin, om inte inleveransen av varor håller kvalitet, hur ska flödet i andra ändan när de ska ut förväntas att vara rätt? Detta kostar ju dock arbetstid.
Självkritik är även det viktigt, har vi verkligen kompetensen för att sköta detta på ett bra sätt eller ska vi plocka in en extern konsult med mer erfarenhet från fler företag och liknande processer?
Och dessvärre funkar det ju likadant även om allt är bra. Nytt system implementeras av någon anledning utan ordentligt konsekvens-tänk och det resulterar i en sämre arbetsmiljö med risk för personalens hälsa och indirekt företagets resultat vilket i sin tur skapar högre press på de anställda och vi har en snöboll som börjat rulla nedför en brant backe.
Sedan har vi såklart mängder med projekt som löpt utan problem och företag som implementerar exemplariskt.
Men vi ska inte glömma hur vi kan påverka våra anställdas arbets-situation och även deras livs-situation med våra it-system och våra projekt. Både på gott och ont.
Blir ni förvirrade och osäkra, hör av er.